Ouvidoria
Ouvidoria
A Cooxupé possui um Canal de Denúncias (Ouvidoria) para acolher e tratar manifestações dos cooperados, tais como consultas, elogios, reclamações e sugestões.
Além dos cooperados, colaboradores, clientes, fornecedores e outros segmentos da sociedade também podem acessar a Ouvidoria Cooxupé para denunciar o descumprimento de deveres, princípios e compromissos descritos no Código de Conduta Ética e no Programa de Integridade da Cooperativa.
As manifestações internas e externas, obrigatoriamente, devem ser registradas no site.
O que a Ouvidoria FAZ:
- Recepção, análise, triagem e investigação das manifestações recebidas;
- Envio de resposta ao manifestante.
O que a Ouvidoria NÃO FAZ
- Investigação de denúncia que esteja tramitando na esfera judicial;
- Não trata de assuntos que não estejam relacionados com a COOXUPÉ.
O controle das manifestações é realizado pelo “Sistema - Ouvidoria Cooxupé”, por meio de um protocolo gerado automaticamente, permitindo o acompanhamento da situação pelo manifestante.
A análise da manifestação e envio da resposta ocorre em no máximo 30 dias úteis após o recebimento pela Ouvidoria, salvo casos excepcionais em que o Comitê de Ética julgar necessário estender o prazo para eficácia do processo investigativo.
A gestão dos processos da Ouvidoria é de exclusiva responsabilidade do Departamento de Compliance (Riscos, Conduta Ética e Ouvidoria) em conjunto com o Comitê de Ética da COOXUPÉ, sendo realizada com AUTONOMIA E IMPARCIALIDADE, DE FORMA CONFIDENCIAL E LIVRE DE REPRESÁLIAS OU RETALIAÇÕES, AMPARADO NOS PRINCÍPIOS ÉTICOS, MORAIS E PROFISSIONAIS, RESPEITANDO SEMPRE O DIREITO DO DENUNCIANTE E DO DENUNCIADO.
Todas as manifestações são tratadas com SIGILO ABSOLUTO.
Ao final do processo o manifestante pode responder uma pesquisa de satisfação para avaliar o atendimento recebido.
A relação entre a OUVIDORIA e o manifestante é pautada em princípios éticos, além da confidencialidade, transparência e respeito aos direitos individuais, assegurando o anonimato.
Desta forma, o manifestante pode escolher o tipo de contato com a Ouvidoria:
- Aberta (Identificado): Seus dados ficarão disponíveis durante a tramitação da ocorrência, permitindo maior agilidade na apuração dos fatos.
- Sigilosa: Seus dados ficarão disponíveis somente para a Ouvidoria, mantendo-se sigilo durante a tramitação da ocorrência.
- Anônima: Não há necessidade de identificação do manifestante, entretanto este tipo de ocorrência pode dificultar ou mesmo inviabilizar a apuração dos fatos.
É extremamente importante que no momento da abertura da manifestação, seja descrito com maior número de detalhes possíveis o fato ocorrido, informando: data, local, nome dos envolvidos, endereços, anexar documentos comprobatórios dos fatos alegados na manifestação, etc.
A Ouvidoria poderá solicitar que o manifestante complemente as informações descritas na manifestação, contribuindo assim para o sucesso do processo investigativo. Portanto, o manifestante deve acompanhar com frequência como está o andamento da manifestação, por meio do número de protocolo gerado automaticamente no momento da abertura.
- O que é o Código de Conduta Ética e o Programa de Integridade da Cooxupé?
O CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA é um instrumento para disseminar os valores e princípios éticos cultivados pela Cooxupé, orientando o desempenho das atividades profissionais e pessoais que tenham reflexo no ambiente interno e externo da Cooperativa.
O PROGRAMA DE INTEGRIDADE consiste em um conjunto de instrumentos e procedimentos internos, auditoria, incentivo à denúncia de irregularidades, na aplicação efetiva do Código de Conduta Ética, Estatuto Social, da Missão, Visão, Valores e de políticas e diretrizes com o objetivo de prevenir, monitorar, detectar e/ou sanar a prática de desvios, fraudes, irregularidades e atos lesivos previstos na Lei 12.846/2013 e regulamentada pelo Decreto 8.420/2015, garantindo a integridade, legalidade e transparência na realização das operações da Cooperativa.
- Quem pode entrar em contato com a Ouvidoria?
O Canal de Denúncias (OUVIDORIA) está aberto para toda e qualquer pessoa física ou jurídica, tais como: cooperados, colaboradores, fornecedores, clientes e a sociedade.
- Quando deve ser registrada uma DENÚNCIA no canal de Ouvidoria?
Uma denúncia deve ser registrada no canal de Ouvidoria quando identificada qualquer violação aos princípios estabelecidos no CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA e PROGRAMA DE INTEGRIDADE.
- É possível enviar uma manifestação de forma anônima para a Ouvidoria?
Sim. É possível o envio de manifestações anônimas. No momento do cadastro, basta selecionar no campo “Identificação - Anônima”.
- Tenho receio de realizar uma denúncia e sofrer retaliação.
Independentemente das denúncias serem identificadas ou anônimas, são adotados mecanismos permitidos pela lei, para proteger a confidencialidade de qualquer denunciante de boa-fé, não admitindo qualquer tipo de retaliação contra qualquer pessoa que apresente uma denúncia.
- Qual o prazo de resposta da Ouvidoria?
A análise da manifestação e envio da resposta ao manifestante ocorre em no máximo 30 dias úteis após o recebimento pela Ouvidoria, salvo casos excepcionais em que o Comitê de Ética julgar necessário estender o prazo para eficácia do processo investigativo.
- Posso registrar uma manifestação por telefone, e-mail ou por outros meios que não seja o canal oficial de denúncias disponível no site da Cooxupé?
Não. As manifestações internas e externas, obrigatoriamente, devem ser registradas no site.
- Como acompanhar o tratamento da minha manifestação?
No registro da manifestação é gerado um número de protocolo, possibilitando ao manifestante consultar o andamento da sua manifestação a qualquer momento.
Para registrar ou consultar uma manifestação, acesse os links abaixo:
